Dokumentenarchivierung
Die professionelle Archivierung Ihrer Geschäftsunterlagen bildet das Fundament einer effizienten Dokumentenverwaltung. Wir erfassen, kategorisieren und lagern Ihre Dokumente nach einem individuell für Sie entwickelten System. Dabei berücksichtigen wir gesetzliche Aufbewahrungsfristen ebenso wie Ihre spezifischen Zugriffsbedürfnisse.
Jedes Dokument erhält eine eindeutige Kennung und wird in unserem System erfasst. So finden Sie jede Unterlage innerhalb von Sekunden wieder. Unsere Archivmaterialien entsprechen höchsten Qualitätsstandards und garantieren die Langzeiterhaltung Ihrer Unterlagen.
Aktendigitalisierung
Verwandeln Sie Papierberge in durchsuchbare digitale Archive. Unsere Hochleistungsscanner erfassen Ihre Dokumente in erstklassiger Qualität, während unsere OCR-Software jeden Text maschinenlesbar macht. Das Ergebnis: Volltextsuche über Ihren gesamten Dokumentenbestand.
Wir digitalisieren Einzelblätter ebenso wie gebundene Akten und historische Dokumente. Die resultierenden Dateien werden in Ihrem bevorzugten Format bereitgestellt und nahtlos in Ihr bestehendes Dokumentenmanagementsystem integriert.
Lagerung & Aufbewahrung
Nicht jedes Unternehmen verfügt über den nötigen Platz für ein eigenes Archiv. Unsere klimatisierten Lagerräume bieten die perfekte Umgebung für die langfristige Aufbewahrung Ihrer Dokumente. Konstante Temperatur und Luftfeuchtigkeit schützen vor Alterung und Beschädigung.
Der Zugang zu Ihren eingelagerten Unterlagen ist jederzeit möglich. Wir liefern angeforderte Dokumente innerhalb eines Werktages direkt an Ihren Standort oder stellen sie digital bereit. Modernste Sicherheitssysteme schützen Ihre Unterlagen rund um die Uhr.
Aktenvernichtung
Vertrauliche Dokumente gehören nicht in den normalen Papierkorb. Unsere zertifizierte Aktenvernichtung garantiert die unwiederbringliche Zerstörung Ihrer sensiblen Unterlagen. Wir arbeiten nach DIN 66399 und dokumentieren jeden Vernichtungsvorgang lückenlos.
Von der Abholung über die Vernichtung bis zur Entsorgung übernehmen wir den gesamten Prozess. Sie erhalten ein Vernichtungszertifikat als Nachweis für Ihre Compliance-Dokumentation. Die Vernichtung erfolgt innerhalb Deutschlands und unter strengsten Sicherheitsvorkehrungen.
Archivorganisation
Ein bestehendes Archiv zu reorganisieren ist oft die größte Herausforderung. Unsere Spezialisten analysieren Ihren aktuellen Bestand, identifizieren Optimierungspotenziale und setzen ein neues Ordnungssystem um. Das Ergebnis: ein Archiv, das mit Ihrem Unternehmen mitwächst.
Wir entwickeln Klassifizierungsschemata, erstellen Aktenverzeichnisse und implementieren Ablagesysteme. Ihre Mitarbeiter werden im Umgang mit dem neuen System geschult, sodass die Ordnung auch langfristig erhalten bleibt.
Dokumentenmanagement-Beratung
Der erste Schritt zur Optimierung Ihrer Dokumentenverwaltung ist eine fundierte Analyse. Unsere Berater untersuchen Ihre aktuellen Prozesse, identifizieren Schwachstellen und entwickeln maßgeschneiderte Verbesserungsvorschläge. Dabei betrachten wir sowohl physische als auch digitale Dokumentenflüsse.
Am Ende steht ein konkreter Maßnahmenplan mit realistischen Zeitvorgaben und Budgetschätzungen. Auf Wunsch begleiten wir die Umsetzung und stehen auch nach Projektabschluss als Ansprechpartner zur Verfügung.